تبدأ المعلومات المحاسبية المفيدة بسجلات منظمة ومتسقة. تسجيل العمليات بصورة منتظمة وتصنيفها بطريقة واضحة يتيح للإدارة الرجوع إلى المعلومات وفهمها ومقارنتها بين الفترات. وتساعد مراجعة السجلات وتسوية الحسابات على اكتشاف الفجوات قبل الاعتماد على التقارير في العمل اليومي.
يتحدد شكل التقرير بحسب من سيستخدمه والغرض منه. فقد تحتاج إدارة منشأة صغيرة إلى صورة واضحة عن النقد والتحصيل والالتزامات، بينما تحتاج جهة أخرى إلى متابعة تكاليف الأنشطة أو قراءة الأداء على مستوى المنتجات. اختيار المعلومات يبدأ بالقرار المطلوب دعمه.
تزداد قيمة التقارير عند مناقشتها وربطها بما يحدث في المنشأة. يمكن للإدارة مراجعة الفروق بين المتوقع والفعلي، وطلب تفسير للاتجاهات، وتحديد المعلومات التي تحتاج إلى تحديث. ومع تطور الأعمال، ينبغي مراجعة محتوى التقارير ودوريتها لتظل مناسبة لاحتياجات المستخدمين.
نقاط عملية
- ابدأ بالسؤال الإداري الذي يحتاج إلى إجابة.
- راجع اتساق السجلات قبل تفسير التقارير.
- طوّر التقارير ودوريتها مع تطور احتياجات المنشأة.